新宿ミーティング企画株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する会議室予約・運営サービス（ウェブサイト floxmul.pro を含みます。）において取り扱うお客様、取引先、採用応募者その他の個人情報について、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、適切に取り扱います。

本プライバシーポリシーは、当社における個人情報の取得、利用、管理、第三者提供等の取扱いについて定めるものです。

1. 事業者情報

2. 個人情報の取得および取扱い

当社は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。主に以下の方法で個人情報を取得することがあります。

当社が取得する個人情報には、主として以下の項目が含まれます。

3. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を、以下の目的の達成に必要な範囲で利用します。

4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠

当社は、日本法に基づき、主として以下の法的根拠・適法な取扱いにより個人情報を利用します。

個人情報保護法に基づき、当社は利用目的をできる限り特定し、その範囲内で適切に利用します。要配慮個人情報を取得する場合は、法令に従い、必要に応じて本人の同意を取得します。

5. 個人情報の第三者提供および業務委託

当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。

また、当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、業務を外部事業者に委託することがあります。委託先には、個人情報保護に関する契約を締結し、適切な監督を行います。委託先の例は以下のとおりです。

6. 個人データの外国にある第三者への提供

当社は、クラウドサービス、メール配信、分析ツール等の利用に伴い、個人データが外国にあるサーバーへ保存・移転される場合があります。その場合、当社は個人情報保護法その他関連法令に従い、必要な情報提供、同意取得、安全管理措置の確認等を行います。

なお、当社が外国にある第三者へ個人データを提供する場合には、当該第三者の所在国・地域の個人情報保護制度、当該第三者が講ずる保護措置等を確認し、法令に基づき適切に対応します。

7. 個人情報の保存期間

当社は、利用目的の達成に必要な期間、または法令で保存が義務付けられている期間、個人情報を保有します。保存期間の経過後、または利用目的達成後は、法令および社内規程に従い、速やかに消去または匿名化等の措置を講じます。

8. ご本人の権利

本人は、個人情報保護法に基づき、当社に対して、自己の個人情報に関して以下の請求を行うことができます。ただし、法令上認められる範囲での対応となります。

これらの請求をご希望の場合は、第12項の連絡先までご連絡ください。本人確認のうえ、法令に従って合理的な期間内に対応します。

9. 同意の撤回

本人が個人情報の取扱いについて同意した場合でも、その同意は将来に向かっていつでも撤回することができます。同意の撤回は、第12項の連絡先までご連絡ください。ただし、撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。また、法令または契約上必要な情報については、撤回後も保有・利用を継続する場合があります。

10. 苦情および相談の申出先

当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求は、下記窓口までご連絡ください。

また、個人情報保護法に基づく認定個人情報保護団体等の外部相談窓口が利用可能な場合は、当該窓口への相談もご検討ください。

11. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、改ざん、不正アクセス等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な措置は以下のとおりです。

当社は、個人情報保護法および関連ガイドラインに従い、安全管理措置の継続的な見直しと改善を行います。

12. お問い合わせ先

本プライバシーポリシーおよび当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、事業内容の変更、サービス内容の変更等に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により通知します。

変更後のプライバシーポリシーは、別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。

制定日：2026年10月1日

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